De Vlaamse Gids. Jaargang 72

[p. 6]

Advies- en beheersorganen bij plaatselijk openbaar bibliotheekwerk

Er is nogal wat onduidelijkheid betreffende de inspraak bij het plaatselijk openbaar bibliotheekwerk. Het hoe en het waarom van de advies- en beheersorganen zijn niet overal dezelfde. Marina Verhoeven, studente aan de bibliotheekschool van Antwerpen, leverde met haar eindwerk ‘Inspraak in Beleid en Beheer van de Plaatselijke Openbare Bibliotheek’ een waardevolle bijdrage betreffende deze problematiek.

Wij wensen met onderstaand hoofdstuk dit werk onder uw aandacht te brengen. De bereikbaarheid van zulk werk gebeurt langs Interbibliothecair Leesverkeer. Langs uw bibliotheek om dient u een ingevuld formulier IBL te zenden naar: Stedelijke Technische Leergangen voor Bibliotheekwezen, Mw. M. Frey, directrice, Lange Nieuwstraat 105, 2000 Antwerpen.

J.D.

Verruiming en verdieping van de inspraakwerking van de beheersen adviesorganen van de POB

Inleiding

Het ligt niet in de bedoeling van het Cultuurpact om zoveel mogelijk burgers bij het beleid van de culturele instellingen te betrekken. Inspraak volgens het Cultuurpact is het recht van alle filosofische en ideologische strekkingen en van alle representatieve gebruiksverenigingen. De leden van beheers- en adviesorganen zetelen niet ten persoonlijke titel maar als vertegenwoordiger van hun strekking of gebruikersvereniging.

Diverse artikels en praktijkonderzoek bevestigen het vermoeden dat de meeste adviescommissies dikwijls niet veel verder komen dan een formeel bestaan. Grondig onderzoek werd hierover niet verricht; de verschillende auteurs baseren zich op wat ze in de praktijk waarnemen. Dat is dus ook voor mij de smalle, maar voorlopig enige basis voor deze veronderstelling.

Het is een verspilling van mogelijkheden om een vaste commissie van advies alleen maar op te richten omdat de wet het voorschrijft. De onduidelijkheid die het Cultuurpact en het Bibliotheekdecreet en de uitvoeringsbesluiten over de samenstelling, de werking en de bevoegdheden van dit orgaan laten bestaan, werkt zulks natuurljk in de hand. We zijn dringend toe aan een opwaardering van de vaste commissie van advies als inspraakorgaan en aan een verruiming van haar werking.

De vaste commissie van advies heeft een adviesfunctie voor het beheer van de POB (Plaatselijke Openbare Bibliotheek) als culturele instelling. Deze functie blijft belangrijk, maar wordt in de verruimingsoptiek aangevuld met een diepte- en een breedtefunctie.

De adviescommissie staat dan op een kruispunt, in het midden tussen de overheid en de bevolking van het werkgebied van de POB. Naast zich ziet ze andere adviesorganen en organisaties, verenigingen en instellingen waarmee ze kan samenwerken.

Uitgangspunt voor een verruimde werking van de adviescommissie is dat alles wat niet uitdrukkelijk door de wetgever verboden wordt, toegelaten is.

Inspiratie voor het uitwerken van mijn ideeën over een verruimde inspraakwerking voor de vaste commissie van advies vond ik in de beschrijving van de opdracht van inspraakorganen in de ontwerptekst voor de brochure Inspraak. Die beschrijving is wel gebaseerd op het model voor de taken en de werking van gemeentelijke adviesraden, zoals begin jaren '70 binnen het Centrum voor Andragogisch Onderzoek uitgewerkt door Renaat Roels. Dit model werd echter vanuit de ervaring met de adviesraadwerking in belangrijke mate genuanceerd en bijgestuurd.

Hoewel hun taken en doelstellingen verschillen, worden de vaste commissie van advies en de gemeentelijke adviesraden - als permanente inspraakformules - op één lijn gesteld. Opmerking: grotendeels geldt wat hier gezegd wordt over de werking van de vaste commissies van advies ook voor het bestuursorgaan (formule B). Die lijn wordt niet telkens doorgetrokken. Ook op de bestuurscommissies zijn veel van de besproken voorstellen toepasselijk.

[p. 7]

1. De hoogtefunctie of adviesfunctie

De hoogtefunctie is de informatie- en advieslijn tussen de vaste commissie van advies en de bestuurscommissie of de Gemeenteraad. Dit is bij uitstek de door de wetgever bedoelde functie voor de adviescommissie (zoals de naam trouwens laat vermoeden).

Via de vaste commissie van advies worden de gebruikers en de strekkingen betrokken bij de voorbereiding en de uitvoering van het bibliotheekbeleid. Het Cultuurpact garandeert haar werking. Zij heeft recht op volledige voorlichting op dit terrein. Op elk advies dat niet wordt opgevolgd moet binnen een redelijke termijn een gemotiveerd antwoord komen. Deze werkingsvoorwaarden worden concreet gemaakt in het organiek en huishoudelijk reglement.

Hoewel ze wettelijk voorzien is, kan de adviesfunctie in de praktijk eng of breed geïnterpreteerd worden. Het komt erop aan de geboden kansen zo goed mogelijk te benutten. Vaste commissies van advies die slechts één- of tweemaal per jaar vergaderen, die hun taken en bevoegdheden (laten) beperken of die enkel pro forma bestaan, zijn een aanfluiting van de inspraakgedachte.

Het advies

De vaste commissie van advies kan gevraagd én ongevraagd advies verstrekken aan de bestuurscommissie. Een grondig voorbereid en realistisch advies maakt meer kans om aanvaard te worden. Voor zulk advies moet de adviescommissie kunnen beschikken over alle nodige informatie en weten welke de beleidsplannen zijn van de bestuurscommissie. Er is onderzoek nodig, de materiële en financiële mogelijkheden moeten duidelijk zijn. Er dient onderzocht wie er bij het opmaken van het advies aangesproken/betrokken moet worden (alle groepen, verenigingen, wijken, individuen voor wie dit advies gevolgen kan hebben). Indien nodig kan als voorbereiding van het advies een inspraakproces gestart worden. Alle alternatieven moeten tegen elkaar afgewogen worden. Het aldus bekomen advies wordt uiteindelijk schriftelijk aan de bestuurscommissie overgemaakt en best mondeling toegelicht. Indien gewenst kan een overleg plaatshebben tussen bestuurs- en adviescommissie om het advies te bespreken. Het advies kan bekend gemaakt worden aan een ruimer publiek. De bestuurscommissie aanvaardt het advies of geeft de redenen voor haar weigering op. De vaste commissie van advies moet dit opvolgen en alsnog trachten het advies met de bestuurscommissie te bespreken wanneer het afgewezen wordt. Een dergelijk advies opmaken kost tijd. De termijn die in het organiek reglement voorzien is moet voldoende ruim zijn of afwijkingen toelaten.

Een voorbeeld: promotieactie voor de jeugdafdeling

De vaste commissie van advies stelt vast dat het percentage jeugdige lezers in de POB onder het landelijk gemiddelde blijft. Zij wensen daar iets aan te doen. Na een enquête bij lezers en niet-lezers (met vragen naar bekendheid met de jeugdbibliotheek, naar de tevredenheid over de collectie, naar specifieke klachten,...) blijkt dat de jeugdafdeling bij een grote groep potentiële gebruikers onbekend is. Er wordt besloten tot een promotieactie. Het budget wordt vastgesteld. De jeugdbibliothecaris kan voldoende tijd vrij maken om mee te werken. Er wordt een werkgroep opgericht om de campagne uit te werken. De jeugdraad, de leerkrachten van de plaatselijke scholen en de oudercomités worden uitgenodigd. In het gemeentelijk informatieblad verschijnt een advertentie die alle belangstellenden oproept om aan de werkgroep deel te nemen. Het programmavoorstel voor de campagne wordt op papier gezet en aan de vaste commissie van advies bezorgd, die het bespreekt en doorgeeft aan de bestuurscommissie. Enkele leden van de werkgroep gaan het voorstel op de vergadering van de bestuurscommissie toelichten. Het promotieplan wordt bekend gemaakt via het gemeentelijk informatieblad, tegelijkertijd verschijnt een oproep aan alle geïnteresseerden om mee te werken aan de uitwerking van concrete activiteiten binnen dit project. Na evaluatie door de werkgroep en door de vaste commissie van advies wordt beslist of en hoe er verder gewerkt zal worden.

2. De dieptefunctie of het bevorderen van betrokkenheid en inspraak

De relatie tussen de adviescommissie en de bevolking van het werkgebied wordt te vaak verwaarloosd. Hoeveel gebruikers van de POB weten van het bestaan van de vaste commissie van advies af? Kennen zij degenen die er hun belangen verdedigen? Wat weten de niet-gebruikers over de manier waarop het beleid van de POB gemaakt wordt?

Bij een goed uitgebouwde dieptedimensie worden zoveel mogelijk mensen betrokken bij het bibliotheekbeleid. De inspraak wordt veel ruimer dan wanneer ze enkel van de beperkte kring van adviescommissie-leden uitgaat. Een goede hoogtefunctie kan eigenlijk niet zonder een degelijke

[p. 8]

dieptefunctie. Wanneer de vaste commissie van advies een degelijk advies wil aanbieden moet zij zich baseren op een ruimer inspraakproces. Zo krijgt het advies meer zeggingskracht.

Het uitbouwen van de dieptefunctie

1. Bij de samenstelling van de adviescommissie kan de soepelheid die nu inzake gebruikersvertegenwoordiging nog mogelijk is ten volle benut worden. Dat kan door zoveel mogelijk mensen aan te trekken die niet alleen vanuit hun ideologische of filosofische overtuiging maar vooral vanuit hun interesse voor de POB willen deelnemen.

Reeds in de fase van de oprichting, wanneer de bestuurs- en adviescommissies worden samengesteld, moet hiervoor aandacht zijn. Doorgaans is slechts een kleine kring van ingewijden op de hoogte van de plannen voor de oprichting van een POB. Aan die oprichting gaat zelden of nooit een ruime bekendmaking, laat staan een brede consultatie van de bevolking, vooraf. De Gemeenteraad beslist over de samenstelling van de beheers- en adviescommissies; hij duidt de strekkingen aan die zullen vertegenwoordigd worden. De politieke strekkingen zitten met hun neus bovenop de oprichting en kunnen tijdig afgevaardigden aanduiden. De gebruikers hebben veel minder kansen om hun vertegenwoordiging veilig te stellen.

2. Een open werking, openbare vergaderingen en spreekrecht

Voordat mensen zich kunnen interesseren voor inspraak moeten zij weten welke de mogelijkheden terzake zijn. Informatie over en openbaarheid van de werking van de vaste commissie van advies zijn van levensbelang voor de diepterelatie. De adviescommissie moet zichzelf en haar werking op een actieve manier bekend maken door bijvoorbeeld:

- Aan alle (nieuwe) leners een folder te geven waarin de vaste commissie van advies zichzelf voorstelt en uitlegt hoe het beleid van de POB gemaakt wordt. Het is belangrijk om daarin aan te geven hoe de lener daar zelf een stem in kan hebben.

- De vergaderingen openbaar te maken.

- De verslagen van de vergaderingen van de adviescommissie op verschillende manieren te verspreiden: via de lokale pers, een advertentiehoek in een reclameblad, het gemeentelijk informatieblad, het ter inzage te leggen in de POB, op de cultuurdienst,...

Hetzelfde kan gebeuren met het jaarverslag, met adviezen die uitgewerkt werden, met de beleidsnota en met de verslagen van werkgroepen.

- Regelmatig een eigen publicatie te verspreiden. Dat kan bijvoorbeeld een krantje zijn over het reilen en zeilen van de POB waarin een vaste rubriek over de adviescommissie wordt opgenomen (adviezen waaraan gewerkt wordt, en dergelijke). In plaats van een eigen publicatie kan de vaste commissie van advies ook een eigen rubriek verzorgen in het gemeentelijk informatieblad.

- Spreekrecht te organiseren.

Spreekrecht op de Gemeenteraad is geen zeldzaamheid meer. Burgers krijgen daarbij de kans voor, tijdens of na de zitting een inbreng te doen. Spreekrecht kan gebruikt worden om problemen te signaleren, om suggesties te doen, om vragen te stellen of om een mening te formuleren over een agendapunt. Spreekrecht kan ook georganiseerd worden voor de vergaderingen van de beheers- of adviesorganen van de POB.

Een reglement is noodzakelijk. Daarin wordt onder andere het tijdstip, de duur en de manier van aanvragen van de inbreng geregeld. Het verbiedt ook schelden en verwijten aan personen.

In de beheers- en adviesorganen van de POB zou spreekrecht meer de vorm kunnen aannemen van een gesprek. Deze vergaderingen hebben immers op zich reeds een collegialer karakter dan een Gemeenteraad met z'n scherpe scheiding tussen meerderheid en oppositie. Het onderwerp - beleid van de POB - is ook beperkter dan het gamma van onderwerpen dat op de Gemeenteraad moet behandeld worden.

Openbaar vergaderen noch spreekrecht zullen een stormloop van publiek veroorzaken. Het zijn inspraakvormen die nog niet ingeburgerd zijn. Spreken op een officiële vergadering schrikt veel mensen af. In de praktijk blijken vooral de lokale pers en het bibliotheekpersoneel hierop af te komen.

Het inspraakgehalte van deze inspraakvormen mag niet overschat worden. Wanneer een punt op de agenda van het beheers- of adviesorgaan staat is het reeds aan een beslissing toe en zijn de beïnvloedingskansen zeer klein geworden. Voor het signaleren van noden en wensen of voor suggesties met betrekking tot het bibliotheekbeleid is spreekrecht uiteraard wel een bruikbaar instrument.

3. Het werken met werkgroepen binnen of vanuit de vaste commissie van advies creëert kansen om met geïnte-

[p. 9]

resseerde niet-leden en deskundigen te werken. Een werkgroep kan op een bepaald terrein grondiger werken.

Werkgroepen kunnen zich toeleggen op één aspect van het bibliotheekbeleid of een concreet project uitwerken. Bijvoorbeeld een werkgroep collectievorming, uitbreidingswerk, jeugdafdeling... of een werkgroep in functie van de oprichting van een nieuw filiaal, van een behoeftenonderzoek of van een tentoonstelling in de POB.

Werkgroepen kunnen permanent of tijdelijk worden ingesteld.

Eén of meer leden van de vaste commissie van advies kunnen in de werkgroep zetelen. Voor de rest kan ze open worden samengesteld met deskundigen die vanuit hun beroep, opleiding of ervaring een inbreng kunnen doen. Mensen voelen zich doorgaans het meest betrokken bij hun eigen Problemen, interesses en bezigheden. Op die terreinen willen ze wel meedenken over het beleid van de POB. Leerkrachten, welzijnswerkers, vormingswerkers en dergelijke zullen gemakkelijker aan een op hun werkterrein gerichte werkgroep deelnemen dan aan de algemene vergadering van de vaste commissie van advies. Bij de oprichting van werkgroepen kan tot alle geïnteresseerden een oproep tot deelname gericht worden.

De werkgroep legt steeds haar bevindingen, voorstellen en adviezen voor aan de vaste commissie van advies die ze dan al dan niet kan opnemen in haar adviezen aan de bestuurscommissie.

4. Het bibliotheekuitbreidingswerk is erop gericht de groep van gebruikers te vergroten. Heel wat vaste commissies van advies beschouwen dit aspect van het bibliotheekbeleid als hun taak. Indirect dragen uitbreidingsactiviteiten bij tot de verruiming van het inspraakproces. Hoe meer mensen de POB gebruiken en er belangstelling voor krijgen, hoe groter de groep waaruit insprekers kunnen gerecruteerd worden. Het omgekeerde is ook waar. Een inspraakproces maakt de POB ruimer bekend en kan daardoor juist leners aantrekken.

5. Gebruikersonderzoek en vooral ook het onderzoek bij potentiële gebruikers, levert niet alleen informatie op voor het beleid van de POB maar kan ook een middel zijn om een grotere groep Voor de POB en haar beleid te interesseren.

6. In functie van bepaalde projecten, thema's of aspecten van het beleid kan de vaste commissie van advies voor een breed publiek een informatieavond of een hoorzitting organiseren. Deze inspraakformules bieden het voordeel van een direct contact tussen de leden van de adviescommissie en de bevolking die zij vertegenwoordigen.

7. De vertegenwoordigers van groepen en verenigingen (van strekkingen en gebruikers) hebben voor de dieptefunctie een grote verantwoordelijkheid. Zij vormen immers de brug tussen de overheid en hun eigen achterban. Zij moeten zich blijven realiseren dat ze een ganse groep vertegenwoordigen in de adviescommissie. Zij moeten het contact met hun eigen achterban levend houden.

8. De adviescommissie of de werkgroepen moeten voor hun inspraak initiatieven gerichte propaganda voeren. Soms is mondelinge reclame bijvoorbeeld efficiënter dan een folder (de verantwoordelijke van een wijkcomité die mensen in de wijk oproept om naar de hoorzitting te komen).

3. De breedtefunctie of coördinatie en samenwerking

De ontwerptekst van de brochure Inspraak waarschuwt voor een te sterke nadruk op de breedtefunctie ten nadele van de hoogte- en dieptefunctie die zij als wezenlijk betitelt:

‘De horizontale functie werd in de jaren zestig naar voor geschoven als opdracht voor de adviesraden zoals culturele raad, jeugdraad, sportraad. Dit vloeide voort uit het feit dat deze adviesraden (bijna) uitsluitend samengesteld waren uit afgevaardigden van verenigingen en de nood aan onderlinge informatie-uitwisseling en coördinatie logisch was. Toch blijkt nu uit de praktijk dat heel wat van deze adviesorganen zoveel energie stoppen in deze horizontale functie (die uiteraard noodzakelijk blijft) dat er geen tijd en werkkracht meer vrij is voor de twee andere (in feite wezenlijke) functies.’

Dit gevaar is ook voor de POB niet denkbeeldig. Ik wil hier dan ook niet uitgebreid ingaan op de samenwerking tussen de POB en het onderwijs, het vormingswerk, het opbouwwerk, het welzijnswerk, enzovoort. Noch op de samenwerking met gemeentelijke adviesraden of wijk- en dorpscomités.

In het kader van inspraak in beleid en beheer van de POB kan deze samenwerking echter ook niet geheel onbesproken blijven. Ze maakt de werking en de mogelijkheden van de POB bekend bij potentiële gebruikers en insprekers. Tegelijk kan de POB via de samenwerking beter zicht krijgen op de behoeften aan informatie, ontspanning en vorming die bij haar doelpubliek leven.

[p. 10]

De samenwerking kan opgenomen worden door de vaste commissie van advies, door de bestuurscommissie of door het bibliotheekpersoneel. Als inspraakorgaan lijkt de adviescommissie bijzonder geschikt om de samenwerking uit te bouwen. Ofwel kunnen vertegenwoordigers van andere adviesorganen of instellingen/verenigingen onder de leden van de adviescommissie opgenomen worden. Ofwel kunnen er binnen de vaste commissie van advies werkgroepen worden opgericht in functie van de samenwerking.

De POB kan ook zelf lid zijn van de gemeentelijke culturele raad.

Marina Verhoeven

Ook uw aandacht voor de samenstelling van de adviescommissie voor de P.O.B.
Begin volgend jaar worden alle commissies van advies voor de Plaatselijke Openbare Bibliotheken opnieuw samengesteld. Wie voor de werking en de samenstelling van deze commissie belangstelling heeft of wie gewoon meer inlichtingen wenst, kan steeds terecht bij de Bibliotheekvereniging van het Willemsfonds (Ham 133, 9000 Gent - tel. [phone]) die als erkende bibliotheekorganisatie de WF-strekking vertegenwoordigt. Het is belangrijk dat de visie van het Willemsfonds, dat een lange bibliotheektraditie heeft, ook in uw gemeente aan bod kan komen.