Levende Talen. Jaargang 1937

Handelscorrespondentie.

‘Och nee, daar hebben we geen boeken voor. Geeft U maar wat literatuur. Dat doet Uw collega ook. En zoo één of twee keer in 't jaar laat die een sollicitatiebrief schrijven. Om toch wàt te doen....’

Zoo ongeveer luidde het antwoord van den directeur van een H.B.S.-A, waar een leeraar Nederlandsch van een H.B.S.-B een ziek geworden collega moest vervangen, toen die plaatsvervanger hem vroeg, welk boek er voor Nederlandsche handelscorrespondentie gebruikt werd.

Natuurlijk, aan die school maakte men het wat àl te bont. Wij gelooven gaarne, dat er maar weinig directeuren en leeraren zijn, die zóó ver gaan. Maar dat de meesten niet sympathiek staan tegenover het onderwijs in handelscorrespondentie, daarvan houden wij ons, op grond van verschillende uitlatingen van die zijde, overtuigd.

Wij stellen de vraag: ‘Waarom is onderwijs in handelscorrespondentie in het leerplan der handelsscholen alias H.B.S.-A opgenomen?’ En wij geven daarop meteen het antwoord, dat bezwaarlijk anders kan luiden dan: ‘Omdat de briefwisseling, als onontbeerlijke schakel tusschen verkooper en kooper of tusschenpersonen, voor den handel van vitaal belang is.’

Vanwaar dan die antipathie van H.H. Leeraren tegen dat onderwijs, dat, mits op de juiste wijze gegeven, den a.s. handelsman of kantoorbediende in zijn latere leven van zooveel nut kan zijn?

Naar onze meening moet hun afkeerigheid in de eerste plaats worden toegeschreven aan hun onbekendheid met de practijk van het zakenleven.

De wijze, waarop zaken worden afgesloten, de levering en verzending van goederen plaatsvindt, het financieele gedeelte

[p. 337]

der transacties wordt afgewikkeld, enz. enz., dat alles is voor den doorsneeleeraar een gesloten boek.

Moet hij over een dezer onderwerpen brieven schrijven, dan zal hem dat noodzakelijk een gevoel van incompetentie geven. Hij waagt zich daarbij op glad ijs. Niet alle vragen van leerlingen, die thuis of van vrienden wel eens iets meer over een bepaalde zaak gehoord hebben, kunnen met dooddoeners worden afgedaan. En - wij behoeven het wel nauwelijks te zeggen - belangwekkend en daardoor vruchtdragend kan onderwijs nooit zijn, wanneer de docent de te behandelen stof niet volkomen beheerscht.

Een tweede, niet minder ernstige ‘drawback’ vormen de leermiddelen.

Het euvel, dat vele leeraren, zoodra zij hun aanstelling als leeraar aan een H.B.S.-A in den zak hebben, zich geroepen voelen tot het schrijven van brievenboeken, mag in de kringen van onze lezers van voldoende bekendheid worden geacht.

Hoe ontstaat zoo'n boek? Men neemt wat brieven over uit reeds bestaande werkjes (dikwijls buitenlandsche), brengt daarin enkele, vaak nog onjuiste veranderingen aan, pikt brieven op uit de archieven van kantoren, zonder daarbij het kaf van het koren te scheiden, vult verreweg het grootste gedeelte van het boek met grammaticale en idiomatische aanteekeningen (op zich zelf reeds een bewijs van onmacht tot het samenstellen van een BRIEVENboek) en het aantal boekjes, dat voor de latere practijk van de leerlingen geen waarde heeft, is weer met een vermeerderd.

Vanzelfsprekend schuilt er een groote fout in het klakkeloos overnemen van brieven uit de practijk. Nog afgezien van de mogelijkheid, dat een bepaalde zaak door de firma, uit welker archief men geput heeft, niet op de juiste wijze is behandeld (vergissen is menschelijk en de leeraar-auteur kan niet uitmaken, waar de fouten schuilen), komen er dikwijls veel onzuiverheden op taal- en stijlgebied in die brieven voor, wat, gezien het ontwikkelingspeil van den doorsneekantoorbediende, geen verwondering behoeft te wekken. Maar, zóó redeneert de schrijver van het boek, het zijn brieven uit de practijk! Voor hem zijn ze het evangelie van den correspondent!

[p. 338]

Ziehier enkele voorbeelden:
1.	Onze prijzen zijn 90 dagen netto of 2% voor contante betaling. Commentaar overbodig.
2.	Met betrekking tot de aflevering van Uw order. Een veel gemaakte fout. Een order wordt uitgevoerd, maar de goederen worden afgeleverd.
3.	In antwoord op Uw brief sturen wij U .... Is onjuist. In antwoord op een brief deelen wij iets mede.
4.	Wees zoo goed ons de cheque als brief met aangegeven waarde te zenden. Commentaar overbodig!
5.	J'ai reçu votre lettre du .... et en réponse à celle-ci, j'ai précisément l'avantage de vous remettre inclus facture .... Commentaar overbodig!
6.	Nous avons votre lettre .... We have your letter .... Commentaar overbodig!
7.	Au plaisir de vous lire, agréez, Messieurs, nos salutations distinguées. Spreekt voor zichzelf.
8.	Enclosed please find .... Geen enkele schrijver geeft er zich blijkbaar rekenschap van, wat deze woorden beteekenen. De vertaling zou moeten luiden: Ik (Wij) verzoek(en) U inliggend te vinden! Dat gaat toch werkelijk alle perken te buiten!
9.	Bijgaand gelieve U te vinden ter incasso zichtwissel groot.... Uit eeen ander boek, ter bevestiging van wat wij sub 8 schreven.
10.	Awaiting your esteemed commands. Vooral dat ‘esteemed’ bij ‘commands’ is mooi. Bedoeld was trouwens ‘orders’ (bestellingen).

Met het oog op de beschikbare ruimte, zullen wij het hierbij laten. Het aantal voorbeelden kan naar willekeur worden uitgebreid.

Is het te verwonderen, dat men op de correspondentie-afdeelingen der kantoren vaak nog liever een leerling van een H.B.S.-B of M.U.L.O.-school ziet verschijnen dan een jongmensch met einddiploma H.B.S.-A, dat op de hierboven genoemde wijze onderricht in handelscorrespondentie gehad heeft? Niet alleen kost het een zee van moeite, al die ongerechtigheden uit zijn brieven te doen verdwijnen, maar bovendien zijn de jongelui van H.B.S.-A of handelsschool moeilijk te overtuigen, dat zij fouten gemaakt hebben, want zóó en zóó stond het in hun schoolboeken en hun leeraar heeft hun gezegd, dat het zóó goed was.

En wat hebben die jonge menschen tenslotte geleerd ten opzichte van het zelfstandig opstellen van brieven? Géén van de leerboeken, die aan onze H.B.S.-A in gebruik zijn, bevat ook

[p. 339]

maar de geringste aanwijzing, waaròm een brief in dezen of genen vorm gegoten moest worden. Het is weer zijn onbekendheid met de practijk, die het den leeraar-auteur onmogelijk maakt, de brieven op die wijze toe te lichten. Hij volstaat met het opnemen van eenige modellen, die vertaald en van wat opgaven, die tot brieven verwerkt moeten worden. Meestal staan die opgaven nog volkomen los van de gegeven modellen, zoodat de leerlingen niet het minste houvast hebben. Wat dan het resultaat is van het ‘zelfstandig opstellen’ van brieven, laat zich gemakkelijk begrijpen.

Sommige leeraren hebben getracht, in de bovenbedoelde leemten te voorzien door zich te bekwamen voor de acte Handelskennis L.O. of de acte M.O.C. Hoe lofwaardig dit streven ook moge zijn, het blijft slechts theoretische kennis, die zij daarmede verwerven. De ‘psychologie’ in den handelsbrief blijft voor hen onbekend, omdat het levend contact met de personen, aan wie zij schrijven, ontbreekt. Dientengevolge kunnen zij den theoretischen brieven geen nieuw leven inblazen, wat een eerste vereischte is, willen de lessen in handelscorrespondentie voor henzelf en voor hun leerlingen interessant zijn. En dit laatste is weer noodig, zal het onderwijs in handelscorrespondentie op de scholen eenige waarde voor de practijk hebben.

***

De beste oplossing zou natuurlijk zijn, dat H.H. Leeraren een poos op de correspondentie-afdeeling van een groot handelskantoor practisch werkzaam waren. Wij hebben dit enkele jaren geleden elders reeds uitvoerig besproken. Het is toen bij een paar adhaesiebetuigingen van de zijde van H.H. Leeraren gebleven. De meesten voelen er niets voor, hun vacantie op een kantoor door te brengen, te minder, omdat er geen enkele geldelijke belooning tegenover staat. Volkomen begrijpelijk!

Maar mogen wij op grond daarvan voortgaan, onderwijs in handelscorrespondentie te geven, dat in vele gevallen zelfs meer kwaad dan goed doet? Moeten wij dan niet zoeken naar middelen om het onderwijs op hooger peil te brengen, zóó, dat het tenminste eenigszins beantwoordt aan de eischen, die in de practijk aan de jongelui gesteld worden? Men vergete daarbij niet, dat het de jonge correspondenten zijn, die onze handelsbrieven qua taal en stijl kunnen verbeteren, wanneer zij op

[p. 340]

school correcte brieven hebben leeren schrijven. Hebben zij dat niet, dan vervallen zij op kantoor onmiddellijk in de oude sleur, getuige het feit, dat ondanks alle onderricht in handelscorrespondentie, onze tegenwoordige handelsbrieven nog dezelfde taal- en stijlfouten bevatten als die van een veertig jaar geleden; enkele gunstige uitzonderingen daargelaten.

Hoe brengen wij in dezen toestand verbetering, zoolang wij het nog zonder in de practijk geschoolde leeraren moeten doen?

Naar onze meening zijn daarvoor de leerboeken het aangewezen middel.

Op kantoren, waar de correspondentie op de juiste wijze wordt behandeld, zal de chef den aankomenden correspondent brieven dicteeren of hem brieven in het klad voorschrijven. Die worden dan getypt en langzamerhand leert de jongeman den gang van zaken wat kennen. De chef zal hem daarna in het Nederlandsch opgestelde brieven laten vertalen, totdat hij daarin eenige bedrevenheid heeft en tenslotte het opstellen van brieven aan de hand van korte gegevens aan hem overlaten. Op deze wijze hebben wij goede tot zeer goede resultaten verkregen.

Zoo moet het ook op de scholen gaan. De gegeven modellen moeten worden voorafgegaan door korte inleidingen tot het handelsgebeuren, waarover de betrokken briefwisselingen loopen (in de practijk is dat natuurlijk bekend) en voorzien zijn van aanwijzingen omtrent het HOE en WAAROM, die op de kantoren mondeling verstrekt worden.

Dan gaat de transactie weer leven. De leeraar weet zich, met de inleiding en de aanwijzingen vóór zich, in veilige haven. Hij krijgt er aardigheid in, een slecht betaler in welgekozen bewoordingen aan zijn verplichtingen te herinneren of een chicaneur op gepaste wijze, maar met klem van redenen ervan te overtuigen, dat die ongelijk heeft. Door de leerlingen, ieder op hun beurt, naar de juiste uitdrukkingen te laten zoeken, kan hij ook hùn belangstelling gaande maken. Gezamenlijk stelt men zich op het standpunt van den teleurgestelden schuldeischer of van den in zijn eer getasten leverancier. En bij de beantwoording van de aldus opgestelde brieven speelt men weer de rol van schuldenaar of chicaneur.

[p. 341]

Hoe zoo'n Modelbrief en Opgave er ongeveer moeten uitzien, moge uit de volgende voorbeelden blijken: (Alhoewel de brief, waarop onze Modelbrief het antwoord geeft, uit handelsoogpunt niet door den beugel kan, laten wij dien, uitsluitend ter verduidelijking, voorafgaan)

Amersfoort, 21 April 19...

Den Heeren Duinmeyer & Co.

Rotterdam.
Mijne Heeren,

De 10 balen rijst No. 1892, waarvoor U ons Uw factuur dd. 18 dezer gezonden hebt, zijn hier intusschen aangekomen.
Wij moeten U evenwel berichten, dat dit niet de rijst is, die wij hebben gekocht. De balen bevatten niet alleen een groot percentage gebroken rijst, maar ook veel gele korrels en geen van beide komt in het koopmonster voor.
De rijst, die wij ontvangen hebben, kan alleen maar als kippenvoer worden verkocht. Bijgevolg moeten wij de 10 balen te Uwer beschikking houden, tenzij U ons een belangrijke korting op den prijs zoudt willen toestaan.
Ter ondersteuning van onze klacht zenden wij U een monster, gemerkt A, dat uit een der balen genomen is en een gedeelte van het koopmonster, gemerkt B, die voor zichzelf spreken.
Uw antwoord zien wij gaarne per keerende tegemoet.

Hoogachtend,
(get.) Last & Zoon.

Vraag: Hebben Last & Zoon hun klacht op de juiste wijze geformuleerd? Antwoord: Neen. Zij schrijven, dat de rijst alleen maar als kippenvoer

[p. 342]

verkocht kan worden. Ze moet dus volkomen ongeschikt zijn voor menschelijk voedsel en daarvoor was ze toch blijkbaar bestemd.

Het eerste, wat een kooper in zoo'n geval doet, is zijn leveranciers vragen hem zoo spoedig mogelijk 10 balen van de juiste kwaliteit te zenden en tegelijkertijd stelt hij de minderwaardige balen zonder meer te hunner beschikking. Zijn brief zal bovendien het dreigement inhouden, dat hij de benoodigde rijst elders zal bestellen, wanneer zijn leveranciers hem die niet onmiddellijk kunnen leveren. En hij zal hen verantwoordelijk houden voor alle gevolgen, die uit het niet-nakomen van hun koopovereenkomst voor hem kunnen voortvloeien.

Bij het weerleggen van een klacht, zoeken wij naar zwakke plekken in het betoog van den reclamant.

Last & Zoon vragen Duinmeyer & Co. niet, de 10 balen door andere te vervangen, waaruit laatstgenoemden terecht de gevolgtrekking maken, dat de klacht sterk overdreven is. Weliswaar hebben de monsters hun doen zien (en was het hun bekend), dat zij niet precies volgens monster geleverd hebben, maar zij zullen nu toch trachten er zoo goed als zonder kleerscheuren af te komen. Zeer zeker zouden zij dat niet gedaan hebben, wanneer Last & Zoon de zaak behandeld hadden, zooals wij in ons ‘Antwoord’ hebben uiteengezet.

MODELBRIEF.

Rotterdam, 23 April 19...

Den Heeren Last & Zoon,

Amersfoort.
Mijne Heeren,

Wij ontvingen Uw brief van 21 April, waaruit wij tot onze spijt hebben gezien, dat U reden tot klagen meent te hebben over de kwaliteit der U op 18 dezer gefactureerde 10 balen rijst.
Ons onderzoek aan de fabriek heeft uitgewezen, dat daar bij de aflevering der partij geen abuis gemaakt is. Wij moeten dus aannemen, dat het ons gezonden monster A niet kan worden beschouwd als de doorsneekwaliteit der tien balen te vertegenwoordigen.
Wij zouden U daarom willen verzoeken, ook uit de overige negen balen een paar monsters te trekken. Ongetwijfeld zal dan blijken, dat de geleverde kwaliteit

[p. 343]

in ieder opzicht bevredigend genoemd kan worden.
U moet niet vergeten, dat rijst een natuurproduct is en kleine afwijkingen dus niet altijd te vermijden zijn.

Hoogachtend,
(get.) Duinmeyer & Co.

Aanwijzingen:
1.	Let op ‘dat U reden tot klagen meent te hebben.’
2.	Duinmeijer & Co. schrijven natuurlijk niet, dat de geleverde kwaliteit in ieder opzicht aan het monster beantwoordt.
3.	Vanzelfsprekend komen Last & Zoon op dit antwoord terug. Hun eisch tot schadevergoeding zal dan echter veel aan kracht hebben ingeboet en een kleine vergoeding zal voldoende zijn om deze kwestie tot een bevredigende oplossing te brengen.

Opgaven.
1.	Michels & Co. te Willemstad (Curaçao) hebben met het s.s. ‘Hollandia’, dat op 25 October van Amsterdam is vertrokken, 20 kisten kaas van B. Sevensma te Sneek ontvangen. De kisten waren gemerkt M. & Co./Curaçao 1/20 en de factuur was gedateerd 26 October. Blijkbaar is die partij door M. & Co. niet vlug genoeg op een koele plaats gezet, want een paar dagen, nadat ze de kisten ontvangen hebben, blijkt hun, dat een gedeelte van de kaas bedorven is. Een reclame indienen bij de agenten van de reederij heeft geen zin meer; die zou worden afgewezen, omdat M. & Co. het connossement voor ‘conform ontvangen’ hebben afgeteekend. Zij probeeren het nu maar via Sevensma en schrijven hem, dat zij een gedeelte van de zending in bedorven toestand hebben ontvangen. Zij wijten de schade aan verkeerde stuwage in de boot, zenden Sevensma een nota ad £7.9.6., de waarde vertegenwoordigende van de bedorven kaas en verzoeken hem, dit bedrag met zijn eerstvolgende factuur voor M. & Co. te verrekenen.
2.	Sevensma stelt zich naar aanleiding van deze reclame en onder inzending van de nota van Michels & Co. in verbinding met de cargadoors van het s.s. ‘Hollandia’, die hem

[p. 344]

antwoorden, dat de 20 kisten, zooals gewoonlijk, onder de waterlijn en ver van de ketels verwijderd in het s.s. ‘Hollandia’ gestuwd zijn geweest. Op die wijze worden met iedere boot honderden kisten kaas verscheept en klachten over bederf zijn tot dusver uitgebleven. In het lossingsrapport van het s.s. ‘Hollandia’ komen bedoelde 20 kisten trouwens als ‘conform gelost’ voor. Vermoedelijk is de kaas, na de lossing, niet onmiddellijk op een koele plaats gezet en Sevensma zal wel begrijpen, dat de reederij voor de daardoor ontstane schade niet verantwoordelijk gesteld kan worden. De nota zenden zij dus terug. Tenslotte merken de cargadoors nog op, dat dergelijke reclames door de ontvangers van de goederen bij de agenten van de reederij in de haven van bestemming moeten worden ingediend. Het is niet onmogelijk, dat de afnemers van Sevensma, op grond van wat de cargadoors hierboven geschreven hebben, bij die agenten niets hebben kunnen bereiken en het nu maar eens bij hun leverancier probeeren.

Aanwijzingen:
1.	Een zwak punt in den brief van Michels & Co. is, ‘dat zij een gedeelte van de kaas in bedorven toestand hebben ontvangen.’ Was de kaas bij aankomst al bedorven geweest, dan zouden zij geschreven hebben ‘dat een gedeelte van de zending in bedorven toestand uit het s.s. “Hollandia” is gelost.’
2.	Behandel de onderdeelen van de brieven alineagewijze.
3.	Denk er aan, dat, wat aan het slot van den brief van den cargadoor staat, niet maar zóó aan Michels & Co. geschreven kan worden. Maak er b.v. van: ‘Ik kan U dus slechts in overweging geven, Uw nota voor de geleden schade bij de agenten van de reederij in te dienen.’

SCHRIJF den brief van Michels & Co. aan Sevensma, gedateerd 15 November en dien van Sevensma aan Michels & Co., gedateerd 5 December.

N.B. Voor het Fransch, Duitsch en Engelsch worden eerst Modelbrieven in die talen gegeven en daarna Modelbrieven in het Nederlandsch, alle ter vertaling. Zij worden gevolgd door Opgaven, die weer over soortgelijke transacties, geschillen, enz. loopen als die, behandeld in de Modelbrieven.

***

De vele leerboeken, die door H.H. Leeraren aan H.B.S.-A geschreven zijn of worden, zijn voor ons het onomstootelijk

[p. 345]

bewijs, dat er aan die scholen onderwijs in handelscorrespondentie gegeven MOET worden.

Welnu, laat dat onderwijs dan op de hierboven omschreven wijze plaatsvinden. Dat behoeft evenmin afbreuk te doen aan de ‘verdieping en verbreeding’ van het onderwijs aan de H.B.S.-A, die volgens H.H. Leeraren op den voorgrond moet staan, als het onderricht in handelscorrespondentie, zooals het thans gegeven wordt. Het heeft bovendien het groote voordeel, dat de jongelui die scholen dan zullen verlaten niet alleen met een behoorlijke algemeene ontwikkeling, maar ook met een dosis PARATE KENNIS, waarvan zij, zoowel als de ‘handel’, veel genoegen kunnen beleven.

Wij hebben H.H. Leeraren den weg gewezen, dien zij daarbij te volgen hebben. Aan hen thans de taak, onze handelsbrieven op hooger peil te brengen. Dat behoeft hun niet zoo moeilijk te vallen, want lang niet alle brieven loopen over kwesties als die, welke wij hier behandeld hebben. Bovendien staan wij, met de door ons gedurende ruim dertig jaar in de practijk opgedane ervaring, gaarne te hunner beschikking.

J. KEIJZER.